Mae’r gweithdrefnau hyn yn cael eu mabwysiadu gan Fyrddau Diogelu Rhanbarthol yng Nghymru mewn ymateb i honiadau yn erbyn ymarferwyr a phobl mewn sefyllfa o ymddiriedaeth, sy’n codi pryderon diogelu mewn perthynas â phlant neu oedolion sy’n wynebu risg.
Mae’r gweithdrefnau hyn yn disgrifio sut y dylid rheoli honiadau diogelu yn erbyn ymarferwyr a phobl mewn sefyllfa o ymddiriedaeth yng Nghymru. Maent yn berthnasol i unrhyw unigolyn (boed yn cael ei dalu, yn ddi-dâl, yn gyflogedig neu’n hunangyflogedig) sy’n dod i gysylltiad â phlant neu oedolion sy’n wynebu risg yn ei rôl – naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Mae hefyd yn cynnwys unigolion sydd â chyfrifoldebau gofalu am blant neu oedolion y mae angen gofal a chefnogaeth arnynt, ac mae eu cyflogaeth neu eu gwaith gwirfoddol yn dod â nhw i gysylltiad â phlant neu oedolion sy’n wynebu risg. Mae hyn yn cynnwys staff Awdurdodau Lleol, gweithwyr asiantaethau partner sy’n darparu gwasanaethau gofal a chymorth a sefydliadau/elusennau eraill sy’n darparu gwasanaethau i blant neu i oedolion sy’n wynebu risg.
Er nad yw’r gweithdrefnau hyn yn ddeddfwriaeth nac yn ganllawiau statudol, mae’r Byrddau Diogelu Rhanbarthol yng Nghymru o’r farn eu bod yn cynrychioli’r arferion gorau.
Serch hynny, dylai’r rheini sy’n defnyddio’r Gweithdrefnau hyn hefyd fod yn ymwybodol o’u rhwymedigaethau cyfreithiol ehangach, a dylent hefyd ystyried polisïau a gweithdrefnau sefydliadol ar faterion fel iechyd a diogelwch, gweithdrefnau disgyblu cyflogwyr, a diogelu data. Rhaid i’r holl gamau a gymerir o dan y Gweithdrefnau hyn, gan gynnwys rhannu data, fod yn ymateb cymesur i’r risg a nodwyd yn yr honiad neu’r honiadau sy’n cael eu hystyried.
Mae’r gweithdrefnau hyn yn cyd-fynd â’r canlynol:
Mae’n arfer da i bob Awdurdod Lleol ddynodi uwch swyddog i fod yn gyfrifol am reoli, monitro a goruchwylio honiadau. Yr enw ar y swydd hon yw Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol. Fel arfer, mae Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol yn weithiwr cymdeithasol cofrestredig ac mae’n rhaid iddo feddu ar y sgiliau, yr wybodaeth a’r profiad helaeth sydd eu hangen ym maes diogelu. Gellir dirprwyo rhai cyfrifoldebau gweithredol i Swyddog Dynodedig Diogelu. Fel arfer, mae Swyddog Dynodedig Diogelu yn weithiwr cymdeithasol cofrestredig ac mae’n rhaid iddo feddu ar y sgiliau, yr wybodaeth a’r profiad helaeth sydd eu hangen ym maes diogelu. Gall y Swyddog Dynodedig Diogelu gyflawni rôl a swyddogaethau dirprwyedig Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol mewn perthynas â’r cyfrifoldebau gweithredol sy’n gysylltiedig â phroses Honiadau Adran 5. Rhaid i’r ddwy swydd fod yn rhan o’r Gwasanaethau Cymdeithasol.
Dylai Byrddau Diogelu Rhanbarthol gadw cofnod cyfredol o Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol a Swyddfeydd Dynodedig ar gyfer Diogelu ledled Cymru. Dylai Awdurdodau Lleol hefyd gadw cofnod o ddeiliaid y swyddi hyn.