Awgrymiadau Ymarfer: Cwynion a Sylwadau

Mae’r llwybr hwn yn berthnasol i gwynion am broses Adran 5 yn unig. Nid yw’n darparu llwybr i apelio yn erbyn y categori canlyniadau (e.e. wedi’i brofi, heb ei brofi, di-sail, maleisus). Pan fydd gwybodaeth newydd sylweddol yn dod i’r amlwg a allai effeithio’n sylweddol ar y canlyniad gwreiddiol, gall Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu gynnull Cyfarfod Strategaeth Adran 5 yr Adolygiad. Rhaid cofnodi pob rhesymeg a phob penderfyniad.

1. Yr achwynydd yn cysylltu â Chadeirydd proses Adran 5 (Swyddog Dynodedig Diogelu/Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol).
   
2. Cydnabyddiaeth a chofnodi (o fewn 2 diwrnod gwaith). Mae’r Swyddog Dynodedig Diogelu/Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol yn cadarnhau bod y gŵyn yn ymwneud â’r broses, ac nid categori’r canlyniad.
   
3. Adolygu cynrychiolaeth (cyn pen 10 diwrnod gwaith ar ôl ei derbyn). Mae’r Swyddog Dynodedig Diogelu/Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol yn gwirio cofnodion, amserlenni, gwahoddiadau a cheisiadau trothwy.
   
4. Ymateb ysgrifenedig i’r achwynydd gan gynnwys cwmpas, canfyddiadau, penderfyniad ac unrhyw gamau gweithredu. Cofnodi’r rhesymeg ar y system rheoli achosion.
   
5. Pwynt penderfynu: Os bydd y broses yn methu neu os canfyddir gwybodaeth newydd sylweddol, bydd Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol yn penderfynu a ddylid cynnull Cyfarfod Strategaeth Adran 5 yr Adolygiad. Os na chaiff ei gadarnhau, rhowch esboniad ysgrifenedig a chyfeirio at lwybrau uwchgyfeirio.
   
6. Uwchgyfeirio (Awdurdod Lleol): Os yw’r achwynydd yn anfodlon, gall uwchgyfeirio i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol neu Uwch Reolwr yn y Gwasanaethau Cymdeithasol. Mae’r un amserlenni’n berthnasol (cydnabyddiaeth o fewn 2 ddiwrnod gwaith, adolygu o fewn 10 diwrnod gwaith).
   
7. Cam lleol terfynol: Cadarnhau penderfyniad, cofnodi rhesymeg, a rhoi unrhyw wersi a ddysgwyd neu welliannau ar waith.
   
8. Llwybr allanol: Os yw’r achwynydd yn dal yn anfodlon, gall gysylltu ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (camweinyddu/methiant yn y gwasanaeth yn unig).
   

Eithriadau a Safonau Cofnodi

• Ni all cwynion wrthdroi categorïau canlyniadau.
  
• Gall gwybodaeth newydd arwyddocaol sbarduno cyfarfod adolygu.
  
• Rhaid cofnodi pob cydnabyddiaeth, adolygiad, penderfyniad a gohebiaeth.